東御市文化会館電子申請システムをご利用頂きまして、誠にありがとうございます。

新規ユーザー登録にはメールアドレスが必要です。確認作業に必要なだけで、その後削除されても構いません。
その後予約には、職員が確認後に、会館にて個人情報登録がが必要となります。
休館日・営業終了後の場合には、翌営業日に作業となりますので、ご承知おきください。

ガイドライン

• 東御市文化会館電子申請システムは、NPO法人Js文化フォーラムが管理運営をしています。
• 予約受付で必要となる、最低限の個人情報を取得し、予約システムに利用しています。
• 取得情報は、ユーザーID、グループ名、パスワード、メールアドレスのみ取得しており、これ以外の情報は取得しておりません。
• 電子申請で取得していない個人情報は、会館側の閉鎖環境（ローカルエリア環境）に保存しています。
• アカウント（ID）は、1団体1つ発行します。おひとりの方が複数団体を管理されている場合は、ご面倒でも必要となる団体分の、複数IDを作成することになります。
• ID（アカウント）は、ログイン時に入力が必要となります。IDの変更は出来ませんので、会館にお越し頂き、新しいIDと置き換える必要があります。前のIDは使えなくなりますので、ご了承ください。
• 1年以上利用が無く、今後も利用の可能性の無いID アカウントは、削除する場合があります。
• 嫌がらせ等悪質な自動登録で作成したと思われるIDは削除します。

• 【クッキー】予約に関して、個人を特定する手段として、クッキーを利用しています。クッキーが利用できない場合は、本システムを利用することはできません。また、サードパーティー製のクッキーは利用しておりません。

• 不正アクセス防止のため、今後上記の内容は変化する場合があります。その都度お知らせします。

【新規ユーザ登録】

https://tomi.sun-terrace.jp/public 「利用者登録」というボタンがありますので、これを押します。 （ページを開いてから、15分ほど経過すると、タイムアウトになります。この場合には、最初からやり直してください）

【予約時間・制限】

• 予約可能な時間帯は、午前9:00〜午後17:30までです。
• 休館日の利用申請は出来ません。
• 利用前には、受付にて、スマートフォンで「利用一覧」ページをご提示ください。
• 予約回数には制限があります。（展示室を除く）（午前のみでも1回、午前午後でも1回）

1回の予約数：2回まで、　1日の予約数：2回まで、　1月の予約数：10回まで

【ログイン】

• 「利用申請手続き」というボタンがありますので、これを押します。
• ログインページが出ますので、作成したIDを入力し、 パスワード欄に、パスワードを入力して、「ログインボタン」を押します。
• 間違って入力した場合には、警告され、値が消されてしまいますので、再度最初から入力してください。
• 初回の申込内容と異なる利用は、お断りさせて頂きます。減免団体として利用登録し、その後、そのIDで商用利用をすると、遡って商用料金をご請求することになります。　それ以降は、商用ID（ホール以外で、通常利用料の3倍の利用料）となります。

予約の取り消し

以下の場合、予約を取り消す場合があります。

• 東御市文化会館条令・施行規則違反の場合
• 期日までに、利用料金（前納）が支払われない場合
• 虚偽の申請内容であった場合
• 職員の指示に従わない場合

キャンセル料金については、料金の説明にあるように、認められた場合に限り一定額をお返しします。また、予約直後は、誤申請・ケアーレスミスを考慮し、24時間以内は無条件に削除できます。　

プライバシーポリシー（個人情報保護方針）

特定非営利活動法人Js文化フォーラム（以下、「当法人」という。）は，ユーザーの個人情報について以下のとおりプライバシーポリシー（以下、「本ポリシー」という。）を定めます。本ポリシーは、当法人がどのような個人情報を取得し、どのように利用・共有するか、ユーザーがどのようにご自身の個人情報を管理できるかをご説明するものです。

• 法人名：特定非営利活動法人Ｊｓ文化フォーラム
• 住　所：長野県東御市田中547−1
• 事業場：長野県東御市常田505−1東御市文化会館
• 代表者：増田　敏

• 当法人はユーザーが利用登録をするとき、団体名・メールアドレス（任意）の情報を電子申請サーバーに取得させていただきます。
• そのほかの個人情報については、紙による取得をし、ネットワーク的に外部に接続しない内部サーバーに保存します。
• 初めて東御市文化会館をご利用される場合には、個人を証明できるものを提示して頂く場合があります。

• 予約時の個人を特定する手段としての利用。または、請求書・領収書の発行に伴う宛先への記入に利用します。また、予約台帳の作成などの管理としても利用しています。

• 当法人は個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努め、不正なアクセス・改ざん・漏えい・滅失及び毀損から保護するよう努めています。

• 当法人は法令及び司法・行政組織からの要請では、開示する場合があります。

• 当法人は本人から個人情報の開示を求められたときには、遅滞なく本人に対しこれを開示します。
• 個人情報の利用目的の通知や訂正、追加、削除、利用の停止、第三者への提供の停止を希望される方は以下の手順でご請求ください。個人情報の訂正は、ログインすると、システム内から変更訂正可能です。（団体名とメールアドレス）

• 送付先住所
• 〒○○
• 東京都○○
• 株式会社○○　お問い合わせ窓口

• 当法人の個人情報の取り扱いに関するご質問やご不明点、苦情、その他のお問い合わせはお問い合わせフォーム（ログイン後のホームにあります。）よりご連絡ください。

• 当法人のWebサイトはSSLに対応しており、WebブラウザとWebサーバーとの通信を暗号化しています。ユーザーが入力する氏名や住所、電話番号などの個人情報は自動的に暗号化されます。

• cookieとは、WebサーバーからWebブラウザに送信されるデータのことです。Webサーバーがcookieを参照することでユーザーのパソコンを識別でき、効率的に当法人Webサイトを利用することができます。当法人Webサイトがcookieとして送るファイルは、個人を特定するような情報は含んでおりません。

• 制定：令和7年10月1日

• 当法人Webサイトに掲載されている情報の正確性には万全を期していますが、利用者が当法人Webサイトの情報を用いて行う一切の行為に関して、一切の責任を負わないものとします。
• 当法人は、利用者が当法人Webサイトを利用したことにより生じた利用者の損害及び利用者が第三者に与えた損害に関して、一切の責任を負わないものとします。

• 当法人Webサイト内の文章や画像、すべてのコンテンツは著作権・肖像権等により保護されています。無断での使用や転用は禁止されています。

• 当法人電子申請システムのURLは、「https://tomi.sun-terrace.jp/public/」以外のページは、変更の可能性があるため、お断りしています。

• アクセスしようとしている先が、https://で始まっていることを確認します。
• その後が、tomi.sun-terrace.jpとなっているか確認します。　すべてでは「https://tomi.sun-terrace.jp」となっています。（その後ろは変化します。）
• 予約行為で、他人のPCやスマートフォンでは、絶対に行わないでください。　この逆もしてはなりません。
• スマートフォン内のブラウザーの中のタブが、沢山開いたままになっている事がありませんか？　使わないものはクローズして閉じます。
• PCやスマートフォンのシステムアップデートは、必ず行いましょう。

2026年10月9日

更新履歴

• 2025年1月29日：過去のメッセージを表示する機能を設けました。ホームの下部「過去のメッセージ」をクリックしてください。
• 2025年8月24日：各種バグ修正をしました。
• 2025年9月末～10月初旬　バグ修正をしました。
• 2025年10月8日：新規ユーザー登録のUIを変更しました。
• 2025年10月9日：ドキュメントの追加変更をしました。